Per Diem
Le per diem est une allocation visant à contribuer aux frais sur le terrain d'un ensemble de dépenses personnelles de base engagées par le personnel international. Elle est versée mensuellement en monnaie locale et proratisée au besoin.
La politique relative aux per diem repose sur les principes d'équité (les politiques devraient être cohérentes dans l’ensemble de l’organisation ainsi qu’entre les différents pays d’affectation) et d’égalité dans un même pays d’affectation, indépendamment du poste occupé (puisqu’il vise à couvrir les mêmes dépenses courantes).
Même pays, même per diem
Le per diem est le même pour tous les OC dans un même pays d'affectation, car il vise à contribuer aux mêmes dépenses courantes sur place et est lié au coût de la vie sur place.
Pas de différenciation entre la capitale et le terrain : le montant du per diem est le même pour l’ensemble du personnel international travaillant dans un même pays d’affectation, indépendamment du lieu spécifique d’affectation. Cela permet au personnel d'acheter des articles ou d'utiliser des services qui ne sont pas disponibles dans le lieu où il travaille (pour les envois de marchandises ou lorsqu’il se rend à la capitale, par ex. pendant son temps de repos), et simplifie la gestion administrative.
Fournisseur externe
Dans un souci de cohérence entre les différentes sections, et afin de permettre que le montant des per diems soit déterminé de façon objective, MSF a recours à des données externes pour fixer le montant des per diems. À l’heure actuelle, MSF utilise pour ce faire des données fournies par Eurocost International.
Eurocost s’appuie sur des enquêtes de prix menées par son réseau de correspondants internationaux, qui couvrent un éventail de 350 biens et services généralement consommés par les expatriés résidant dans différents pays.
Les indices du coût de la vie utilisés pour calculer les montants mensuels des per diems octroyés par MSF sont ajustés à la politique de MSF (composition du « panier » etc.). La liste d’articles comporte environ 70 % de denrées alimentaires et 30 % d’articles d’hygiène et de loisirs en fonction des prix du marché local.
Pour en savoir plus sur la méthodologie employée par Eurocost, veuillez consulter le site www.eurocost.com.
Le panier MSF
Dans la mesure où le per diem se veut être une contribution à un éventail de dépenses de base, leur montant est fixé à 80 % des données d’Eurocost, et est revu chaque année, au dernier trimestre, pour une mise en oeuvre au premier trimestre de l'année suivante.
Le panier MSF se compose des articles suivants :
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1. Pain et céréales |
8. Autres denrées alimentaires |
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2. Viande |
9. Boissons non alcoolisées |
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3. Poisson |
10. Articles d’hygiène |
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4. Lait, fromage, œufs |
11. Communication |
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5. Huiles, matières grasses |
12. Services culturels et loisirs |
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6. Fruits et légumes |
13. Journaux, papeterie |
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7. Sucre, chocolat, friandises |
14. Restaurants, cafés |
Per diem exprimé dans la devise locale
Les montants des per diems sont exprimés dans la devise locale, à l'instar des enquêtes menées par Eurocost.
Éligibilité
Le per diem est versé à tous les membres du personnel international pendant la durée de leur affectation, y compris pendant les éventuels congés (payés) pris pendant leur affectation, indépendamment de la destination choisie, pour une durée maximale de 25 jours (ouvrés).
Affectation avec sa famille
Lorsque les conditions de sécurité le permettent, MSF peut autoriser des personnes à charge à accompagner un membre du personnel international pendant sa mission. Cette décision revient au Centre Opérationnel.
Seuls les époux/conjoints et/ou les enfants de moins de 18 ans sont considérés par MSF comme personnes à charge pouvant accompagner la personne sur le terrain.
Le soutien offert par MSF quand des personnes à charge accompagnent la personne sur le terrain font l'objet de pratiques standard. L’organisation peut choisir de modifier ces prestations dans certains pays, en fonction du contexte.
Allocation Famille sur le terrain
Une allocation famille est également versée pour les personnes à charge validées par MSF pour accompagner l’employé sur le terrain, et à ce titre, prises en charge par l’organisation. Le montant de cette allocation s'élève à 50 % du montant du per diem par personne.
L’allocation famille est versée à condition que :
- les enfants soient âgés de moins de 18 ans
- les époux/conjoints n'exercent aucune activité rémunérée (incluant tout travail rémunéré en tant que freelance ou comme employé d'une organisation, même basé en dehors du pays de la mission ; excluant tout travail non rémunéré comme du bénévolat).
Logement individuel
MSF reconnaît que le logement collectif habituellement proposé peut ne pas être idéal pour les familles, en particulier lors des affectations de longue durée. Afin de faciliter l'installation d’un employé et de sa famille, MSF prend généralement des dispositions pour proposer un logement individuel aux :
- membres du personnel international accompagnés de leur conjoint et leurs enfants ;
- membres du personnel international accompagnés de leur conjoint lorsque cela est jugé faisable par les Opérations.
Par ailleurs, hors du cadre des prestations familiales, la mise à disposition d’un logement individuel peut être envisagée pour les coordinateurs sans conjoint si la durée de leur affectation est égale ou supérieure à 24 mois, lorsque cela est jugé faisable par les Opérations.
Frais de scolarité
MSF participe aux frais de scolarité afin de faciliter l’installation du personnel international avec des enfants pour la durée de leur affectation dans le pays de mission.
- Pour les enfants allant à l’école maternelle, MSF contribue à hauteur de 2300 € par enfant/par année scolaire ; L’âge d’entrée à l’école maternelle peut varier selon les pays mais MSF ne couvre pas les frais de scolarité pour les enfants de moins de 2,5 ans; pour les enfants plus jeunes, les familles peuvent bénéficier d'une contribution aux services de garde d'enfants (voir ci-dessous).
- Pour les enfants allant à l’école primaire ou secondaire (jusqu’à 18 ans), MSF prend également en charge les premiers 2 300 €, mais couvre aussi les frais additionnels à hauteur de 80 % des frais de scolarité au-delà de 2 300 € par enfant/par année scolaire, avec un plafond total de 8 000 € par enfant/par année scolaire.
Le membre du personnel international doit prendre à sa charge toutes les autres dépenses liées à la scolarité (uniforme, transport, manuels, activités extrascolaires, etc.).
Garde d’enfants : MSF aide à la prise en charge des frais de garde des enfants d'âge préscolaire, lorsque les deux parents travaillent pour MSF ou si le conjoint travaille et son employeur n’offre pas une telle prestation, ou si le partenaire ne réside pas dans le pays de mission (coûts et organisation, par exemple en employant la personne directement). Les conditions dans lesquelles cette aide peut être fournie dépend de l'OC et peut varier en fonction de la situation dans la mission.
Il convient de noter que ces deux avantages (prise en charge des frais de garde et prise en charge des frais de scolarité) sont mutuellement exclusifs. Le personnel international ne peut pas bénéficier des deux avantages pour un même enfant à charge.
Assurance et administration : pour les accompagnants à charge (conjoints et enfants)
- Les accompagnants à charge sont couverts par le même régime d’assurance que le personnel international, mais leur couverture inclut des bénéfices réduits pour l'assurance vie (différents pour enfant ou adulte) et ne comprend pas l'incapacité (remplacement du revenu) et la responsabilité civile professionnelle (car ils ne travaillent pas pour l'organisation). Merci de vous référer à votre section contractante pour les détails.
- Les frais administratifs nécessaires pour que les accompagnants à charge se rendent sur le terrain (par ex. les frais de visa, de traduction et de certification des documents officiels, etc.) sont également pris en charge, et les formalités requises sont gérées par MSF.
Voyage vers et en provenance du pays de domicile
Général
Tous les membres du personnel international ont droit à un billet aller-retour par mission, entre leur lieu de domicile et leur pays d’affectation.
En cas d'urgence personnelle nécessitant le retour du personnel international dans son pays de domicile, la participation de MSF aux frais de retour est déterminée par le Centre opérationnel/ Managing Section.
Retours supplémentaires
De plus, et pour contribuer à la stabilité du personnel sur le terrain, MSF fournit des voyages aller-retour supplémentaires vers le lieu de domicile lorsque les missions sont prolongées, reconnaissant ainsi la valeur qu’apporte à MSF et à la qualité de ses projets, une rotation moins fréquente du personnel. Cette politique permet ainsi au personnel de rentrer chez lui aux frais de MSF pour se reposer et renouer avec sa famille plus fréquemment.
Eligibilité et tableau récapitulatif
En fonction de la durée d’affectation et des personnes à charge, MSF propose des retours supplémentaires vers le lieu de domicile tous les 12, 6 ou 3 mois (idéalement/en moyenne), pour les groupes de personnel suivants :
Politique Voyages détaillée
Personnel international sans accompagnants (à l’exception des Vocationers)
Pour encourager les prolongations de mission, MSF fournit des billets supplémentaires de retour dans le pays de domicile lorsque les missions sont prolongées pour une durée minimale de 12 mois. MSF privilégiera l’utilisation du billet de retour déjà émis pour envoyer le membre du personnel international dans la mission, ceux-ci ayant une durée limitée (expire normalement après 1 an s’ils ne sont pas utilisés auparavant). Voir ci-dessous pour plus d'informations.
Tout le personnel international sans accompagnants a droit à un retour supplémentaire dans le pays de domicile, à partir du moment où une prolongation de la mission porte l'affectation à un total de 12 mois, et après cela pour des extensions d'au moins 6 mois.
Vocationers en mission sans accompagnants
Veuillez-vous référer à la section « Vocationers package » ici.
Tout le personnel international avec accompagnants sur le terrain
Afin d'encourager les prolongations pour une deuxième année tout en maintenant en moyenne un retour tous les 12 mois, le personnel ont droit à un retour supplémentaire dans leur pays de domicile tous les 12 mois d'affectation, les extensions d'un minimum d’au moins 6 mois sont incluses. L’employé et les personnes à sa charge pourront alors rentrer dans le pays de domicile à condition qu'ils ne l'aient pas fait au cours des 12 derniers mois.
Cela signifie que :
- Pour des affectations d'une durée totale de 12 mois, l’employé a besoin d'une prolongation d'au moins 6 mois pour pouvoir bénéficier d'un retour vers le lieu de domicile avec sa famille.
- Pour les affectations d'une durée comprise entre 12 et 17 mois, l’employé et les personnes à sa charge ne bénéficieront pas d'un retour supplémentaire pendant la période d'affectation. La personne devra prolonger son séjour d'au moins six mois et sera eligible à un retour supplémentaire à partir de ce moment-là.
- Pour les affectations à long terme (LTA) de 18 mois ou plus (depuis le début ou pour une durée totale, les extensions comprises), l’employé et les personnes à sa charge bénéficieront d'un retour supplémentaire au cours des 18 mois de la période d'affectation.
- Quand le personnel international éligible peut-il utiliser les billets additionnels de retour au pays de domicile ?
En règle générale, MSF recommande de planifier les retours au 6ème, 12ème, 18ème mois, etc. de l'affectation et d'éviter de le faire pendant les trois derniers mois, cela pouvant perturber le travail opérationnel de la mission.
Les absences occasionnées par ces retours supplémentaires sont également soumises à l'approbation préalable de MSF, comme tout congé payé : par le responsable de la personne et/ou le coordinateur de terrain, et/ou la coordination - les systèmes pouvant varier selon le CO/la Managing Section.
Enfin, ces retours supplémentaires vers le pays de domicile ne s'additionnent pas aux autres retours qui peuvent être exigés professionnellement, que ce soit pour des réunions, des formations ou d'autres exigences, si l'expatrié réside dans le pays ou doit transiter par le pays où ces retours professionnels ont lieu.
MSF et l'employé doivent travailler ensemble pour limiter les coûts et utiliser au mieux les billets existants et les opportunités (par exemple, utiliser la possibilité d'un retour au siège de MSF pour des réunions ou une formation, pour le personnel résidant dans ce pays ou pour qui le siège est nécessairement sur le trajet du retour).
- Pas de compensation pour les retours supplémentaires non effectués
MSF ne fournit pas de compensation financière au cas oû des retours supplémenatires ne seraient pas possibles. En règle générale, les prestations en nature ne sont pas rémunérées en espèces si elles ne sont pas prises. Dans ce cas notamment, il n'est pas cohérent avec l'objectif de cette prestation: permettre au personnel de maintenir un lien avec sa société d'origine pendant son affectation, voir sa famille, etc., ce qui ne sera pas réalisé par une compensation financière.